TIPS: Menghubungi Dosen Bagi Mahasiswa.

Selama duduk di bangku sekolah, menurut saya dunia SMA dan dunia perkuliahan memiliki perbedaan yang sangat banyak. Bahkan tidak sedikit teman-teman saya yang kaget ketika memasuki dunia perkuliahan karena banyaknya hal berbeda. Salah satunya saat menghubungi dosen. Seorang dosen memiliki peraturan yang berbeda-beda dalam hal komunikasi, hal ini yang biasanya membuat mahasiswa kebingungan dan takut jika harus menghubungi dosennya. Berikut saya berikan tips untuk menghubungi dosen.

1. Mencari informasi.

Sebelum menghubungi dosen, sebaiknya cari dulu informasi mengenai dosen tersebut. Mulai dari nomornya, e-mailnya, sifat dan kebiasaan dosen dalam hal komunikasi. 

2. Hubungi di saat jam dan hari kerja.

Tidak semua dosen keberatan jika dihubungi di luar jam dan hari kerja, akan tetapi lebih baik jika tetap menghubungi di saat jam dan hari kerja. Karena, bisa saja selepas jam kerja, dosen akan mengurangi aktivitasnya dalam menggunakan alat elektronik komunikasi yang akan berdampak pada late respond. Juga, tidak dianjurkan untuk menghubungi di hari libur, karena biasanya digunakan untuk istirahat dan melepas penat dari hal-hal pekerjaan untuk sesaat. Maka sebaiknya dilakukan di rentang jam 08.00-17.00, hari Senin-Jumat.

3. Gunakan bahasa yang baku dan sopan.

Selalu mengawali kalimat dengan salam, dilanjutkan dengan memperkenalkan diri, meminta maaf karena menyita waktu, tujuanmu dalam menghubungi, dan terakhir ditutup dengan  terima kasih karena kesediaan untuk membaca dan membalas.

Contoh:

"Selamat pagi/siang/sore, Bapak/Ibu. Perkenalkan saya (nama) mahasiswa jurusan (nama jurusan) angkatan (angkatanmu). Maaf jika mengganggu waktunya, Pak/Bu. Tujuan saya menghubungi Bapak/Ibu adalah (beri alasanmu). Terima kasih banyak atas waktunya, Pak/Bu. 

note: Jika menghubungi melalui aplikasi mengobrol seperti WhatsApp, sertakan dari mana kamu mendapat kontak dosen tersebut.

4. Gunakan foto profil yang jelas.

Jika kamu menghubungi dosen melalui WhatsApp, gunakanlah foto profil dengan wajahmu yang terlihat jelas. Karena, dosenmu jadi tahu kalau yang menghubungi mereka adalah mahasiswa yang mereka ajar, bukan sembarang orang.

5. Hindari penggunaan emoticon berlebihan.

Penggunaan emoticon yang berlebihan akan membuat chat-mu menjadi terlihat tidak serius dan terkesan tidak sopan. Gunakanlah emoticon seperlunya, misalnya, 1 emoticon senyum.

6. Berikan subject yang jelas.

Jika kamu menghubungi dosenmu melalui e-mail, pastikan kamu menulis subject yang jelas dan tegas dengan tujuanmu. Subject yang tidak jelas atau bertele-tele memiliki potensi tidak terlihat atau tidak dibaca oleh dosen, mengingat dosen pun memiliki inbox e-mail yang banyak.

7. Gunakan akun e-mail yang profesional.

Jika kamu menghubungi dosen melalui e-mail, pastikan kamu memiliki email yang profesional. E-mail yang profesional dapat dilihat dari username-mu yang menampilkan nama asli dan juga institusi atau peranmu. Biasanya, mahasiswa akan mendapat e-mail pribadi yang diberikan oleh pihak kampus. Jika ada, gunakanlah akun e-mail tersebut jika menghubungi dosen.

8. Check and Re-check

Yang terakhir, sebelum mengirim pesan, check kembali pesanmu, jangan sampai ada typo atau salah penggunaan tanda baca. Typo akan mengurangi nilai profesionalitas dalam berkomunikasi, dan tanda baca yang salah dapat memberikan makna yang salah juga. Kirimkan draft pesanmu kepada orang yang lebih berpengalaman, minta pertolongan mereka untuk membaca dan mengoreksi jika diperlukan.

Demikian tips yang dapat digunakan dalam menghubungi dosen. Semoga tips ini bermanfaat bagi kamu yang masih ragu atau takut untuk menghubungi dosen untuk keperluan akademik. Semoga bermanfaat!